Wenn du als Unternehmer freie Mitarbeiter oder Freelancer beschäftigst, kannst du flexibler auf Engpässe reagieren. Außerdem bietet dir diese Form der Zusammenarbeit die Möglichkeit, temporär die Arbeit von besonderen Fachkräften in Anspruch zu nehmen. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten, damit die Zusammenarbeit reibungslos klappt: zum Beispiel solltest du die Kosten kalkulieren und verschiedene gesetzliche Regelungen berücksichtigen.

Die Bedingungen und Kosten, die auf dich zukommen, wenn du Freelancer beschäftigst, orientieren sich nicht an pauschalen Richtlinien, sondern richten sich nach den jeweiligen Umständen deines Projekts und der Beteiligten. Wenn du im Vorfeld einige Dinge beachtest, dann bist du auch rechtlich auf der sicheren Seite, beispielsweise um nicht etwa mit Vorwürfen der Scheinselbständigkeit konfrontiert zu werden.

Definiere das Arbeitsverhältnis

Freelancer, Freiberufler, freischaffender Mitarbeiter oder Honorarkraft, sie alle bezeichnen ein und dieselbe Arbeitsform: Sie führen für dein Unternehmen verschiedene Aufträge aus, ohne als fester Arbeitnehmer in deine Firma eingegliedert zu sein. Dabei sind verschiedene Bedingungen vorausgesetzt:

  • Es darf nicht nur für einen einzigen Auftraggeber gearbeitet werden.
  • Das wirtschaftliche Risiko wird selbst getragen.
  • Der Vertrag zum Beschäftigungsverhältnis darf kein Arbeitsvertrag sein.
  • Die Sozialabgaben werden vom Freelancer getragen.

Wie du die Arbeit mit einem Freelancer planst und organisierst, erfährst du in diesem Beitrag. Verschiedene Punkte solltest du vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses schriftlich festhalten. Dann kann auch ausgeschlossen werden, dass die Kooperation im Nachhinein als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung deklariert wird und du die entsprechenden Beiträge selbst zahlen musst.

Freelancer beschäftigen

Halte wichtige Vertragsinhalte fest

Aus dem Vertrag sollte hervorgehen, dass der neue Arbeitspartner eine Stellung als selbständig Erwerbender innehat. Dazu kann beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (in Deutschland), die Unternehmens-Identifikationsnummer (in der Schweiz) oder der Handelsregistereintrag hinterlegt sein.

Folgende Punkte sollten ebenfalls schriftlich festgelegt werden:

  • Art der Tätigkeit: Die Art und der Umfang der Tätigkeit sollte ausdrücklich beschrieben und definiert sein.
  • Arbeitsort: Es empfiehlt sich, den Einsatzort festzulegen. Arbeitet der Freelancer im eigenen Büro, oder wird ein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt?
  • Höhe des Honorars: Als Arbeitsentgelt wird ein Honorar festgelegt. Dies kann sich entweder an einem Stundensatz orientieren und wird für einen bestimmten Auftrag nach angefallenen Stunden abgerechnet. Eine zweite Möglichkeit ist die Bestimmung eines Pauschalbetrages für die Erledigung des gesamten Arbeitsauftrags. Hierfür wird meist ein sogenannter Werkvertrag abgeschlossen. Es ist durchaus üblich, dass zu Beginn bereits ein Teilbetrag bezahlt wird oder bei längerer Einsatzdauer zwischendurch Abschlagszahlungen geleistet werden.
  • Barauslagen: Ist neben der Bezahlung des Arbeitsaufwandes auch mit weiteren Kosten, beispielsweise für Arbeitsmaterialien zu rechnen, sollte bestimmt werden, wie diese abgerechnet werden.
  • Dauer des Beschäftigungsverhältnisses: Auch die Dauer der Zusammenarbeit sollte festgelegt werden. Eine unbefristete Kooperation hingegen ist ein Merkmal eines festen Angestelltenverhältnisses und könnte deshalb unter die Scheinselbständigkeit fallen.
  • Fertigstellungstermin: Es ist ratsam, einen Termin festzulegen, zu dem der Auftrag erledigt sein soll. Bei umfangreicheren Projekten werden zudem auch Fristen für einzelne Zwischenergebnisse definiert. Oftmals ist es hilfreich festzulegen, in welcher Form und welchem Umfang die Arbeitsergebnisse vorgelegt werden sollen.

Kläre Versicherungsfragen

In Deutschland

Freiberufler im Designbereich haben in Deutschland die Möglichkeit, sich günstig über die Künstlersozialkasse (KSK) abzusichern. Da neben der Kranken- und Pflegeversicherung auch Beiträge in die Arbeitslosen- und Rentenversicherung fließen, ist dieses Modell für die Freelancer oftmals die günstigste Lösung. Unternehmen, die regelmäßig die Dienste von Design-Freelancern nutzen, müssen eine Künstlersozialabgabe an die KSK zahlen. Diese fällt an für alle an Kreative gezahlten Entgelte und wird jährlich nach dem Volumen ermittelt. Handelt es sich bei dem selbstständigen Designer um eine juristische Person (also eine GmbH etc.) dann ist keine Abgabe zu zahlen.

Du als Unternehmer solltest bei der Beauftragung von Freiberuflern in Deutschland jedoch damit rechnen, dass zu den Honorarkosten auch die jeweiligen anteiligen Beiträge zur Sozialversicherung des Freelancers entrichtet werden müssen. In der Regel kommt nach Beendigung eines Auftrags Post von der KSK mit einer entsprechenden Zahlungsaufforderung. Oftmals kommt dies zeitverzögert erst eine ganze Weile nach der Kooperation.

In der Schweiz

In der Schweiz ist jeder Mensch, der dort lebt oder arbeitet, dazu verpflichtet, sich gegen Krankheit zu versichern. Auch für Selbständige und Freiberufler gilt diese obligatorische Absicherungspflicht. Die Kosten dafür werden vom Versicherten selbst getragen. Wenn du also in der Schweiz Freelancer aus anderen Ländern beschäftigen willst, musst du deshalb besonders darauf achten, dass bei ihnen ein ausreichender Schutz bei der Krankenversicherung vorhanden ist. Selbständige und Freelancer müssen in der Schweiz außerdem auch die weiteren Sozialabgaben selbst entrichten. Dies ist ein weiteres Unterscheidungsmerkmal zur angestellten Beschäftigungsform. Genaue Informationen erteilt dazu die Schweizer Sozialversicherungsanstalt.

Grenzgänger können in der Regel wählen, in welchem Land sie den Versicherungsschutz abschließen. Für Personen, die jedoch in die Schweiz ziehen, um dort zu arbeiten, muss spätestens nach drei Monaten die obligatorische Krankenversicherung abgeschlossen werden. Es lohnt sich deshalb für Schweizer Unternehmen, Freelancer aus anderen Ländern auf diesen Punkt hinzuweisen, um vor bösen Überraschungen oder einer frühzeitigen Beendigung der Kooperation verschont zu bleiben.

Geht aus den Vertragsvereinbarungen nicht hervor, dass es sich bei der Kooperation um eine freischaffende Tätigkeit handelt, kann es sein, dass du als Auftraggeber verpflichtet wirst, die Versicherungsbeiträge zu übernehmen. Um hier vor Zusatzkosten verschont zu bleiben, muss ganz klar definiert sein, dass das spezifische Unternehmensrisiko auf der Seite des Freelancers liegt und keine wirtschaftliche oder arbeitsorganisatorische Abhängigkeit von dir besteht.

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Kalkuliere die Kosten

Wenn es darum geht, die Ausgaben für externe Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt zu kalkulieren, spielen verschiedene Kriterien eine Rolle. So macht es beispielsweise einen Unterschied, ob der Freelancer in den eigenen Räumlichkeiten und mit eigenem Arbeitsmaterial zurechtkommt, oder ob von deiner Seite aus ein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden muss. Eventuell fallen hier weitere Kosten an.

Um die Kosten möglichst genau zu berechnen, solltest du zunächst festlegen, welche Aufgaben du in welchem Umfang an den freien Mitarbeiter weitergegeben willst. Je präziser du die Aufgaben definieren kannst, desto genauer fällt deine Kalkulation aus. Außerdem sorgst du so dafür, dass allen Beteiligten klar ist, was erwartet wird. Oftmals ist es sinnvoll, die Aufgaben bereits in einem Vorgespräch mit dem entsprechenden Kandidaten zu besprechen. Da es sich um Dienstleistungen handeln kann, in denen du wohlmöglich fachfremd bist, kann es schwerfallen, den notwendigen Zeitaufwand selbst einzuschätzen. Der Freelancer selbst kann dir hierzu in der Regel genauere Angaben machen.

Hole Angebote ein und vergleiche

Manchmal ist es sinnvoll, von verschiedenen Selbständigen ein Angebot einzuholen und zu vergleichen. Oftmals kommen verschiedene Kandidaten für eine spezielle Tätigkeit in Frage, weil beispielsweise die Arbeiten aus dem Portfolio gut zum Unternehmen passen oder eine gewisse Expertise gefragt ist. Dennoch unterscheiden sich in der Regel die Stundensätze oder veranschlagten Pauschalen für einen Auftrag.

Für eine Entscheidung spielen jedoch die verschiedensten Kriterien eine Rolle. Die Reputation und das Portfolio eines Freelancers ist oftmals der einzige Anhaltspunkt, der dir dabei helfen kann, dir über die Qualität der zu erwartenden Arbeit ein Bild zu machen. Neben der persönlichen Vorliebe für einen bestimmten Stil sollte auch die Berufserfahrung des Freelancers in deine Überlegung mit einfließen. Wer bereits länger im Geschäft ist, kennt sich oftmals mit verschiedenen Abläufen oder Vorgehensweisen besser aus. In manchen Fällen kann ein höherer Preis durch Arbeitsersparnis wettgemacht werden. Wenn weniger Korrekturrunden zu bewältigen sind, macht sich dies auch bei den eigenen Kosten für Zeitaufwand und Kommunikation bemerkbar.

Suchst du einen geeigneten Designer über ein Freelance-Portal wie 99designs, hast du die Wahl zwischen verschiedenen Angebotspaketen, bei denen du Designvorschläge von verschiedenen Designern erhältst. Alternativ kannst dich für eine 1-zu-1-Zusammenarbeit mit einem Designer entscheiden, bei dem ihr euch gemeinsam auf ein geeignetes Honorar einigt.

Bereite dich auf  die Honorarverhandlung vor

Um die besten Voraussetzungen für erfolgreiche Honorarverhandlungen zu schaffen, solltest du dich gut darauf vorbereiten. Du solltest dich darüber informieren, welche Preise in der Branche für das jeweilige Projekt üblich sind. Wenn du einen Richtwert im Hinterkopf hast, bist du von einem ersten Angebot nicht gleich überrumpelt und kannst selbstbewusster darauf reagieren. Es ist wichtig, dass du für dich ein klares Budget festlegst, das als Verhandlungsspielraum dient.

Falls ein Angebot unerwartet niedrig ausfällt, kann dies daran liegen, dass der Freelancer noch wenig Erfahrung hat und sich möglicherweise unter Wert verkauft. Dann solltest du in jedem Fall noch einmal sicherstellen, dass alle angefragten Leistungen im Angebot enthalten sind.

Überwache die Kosten

Damit die Kosten nicht unerwartet in die Höhe klettern, macht es Sinn, wenn du dich regelmäßig über die Entwicklung der Arbeitsergebnisse informierst. Gerade bei längerfristigen Projekten sollten immer wieder Zwischenergebnisse überprüft werden. Läuft der Fortschritt dabei in eine falsche oder unerwünschte Richtung kann dann frühzeitig eingegriffen werden.

Auch von deiner Seite aus können sich im Laufe des Projektes immer wieder Änderungswünsche ergeben. Hier solltest du nachfragen, ob die Änderungen mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Je nach vereinbartem Vertrag sind gewisse Korrekturrunden bereits in der Kalkulation berücksichtigt. Ist dies nicht der Fall, kannst du für den zusätzlichen Arbeitsaufwand ein weiteres Angebot anfordern.

Beachte Honoraraufschläge

Manche Freelancer werden dich in ihrem Angebot zusätzlich über verschiedene mögliche Aufschläge informieren. Zu solchen zusätzlichen Kosten zählen beispielsweise höhere Stundensätze bei einem Einsatz nach Feierabend oder am Wochenende. Bei vielen Projekten kann es gegen Ende zu einem Zeitdruck kommen, der dann nur durch einen zusätzlichen Arbeitseinsatz aufgefangen werden kann. Diese Eilzuschläge sind durchaus üblich und vergleichbar mit den höheren Kosten bei anderen Dienstleistungen wie etwa bei einem Lieferdienst.

Weitere Honoraraufschläge können sich beispielsweise ergeben, wenn zusätzliche Kosten für Lizenzrechte oder Druck und Produktion entstehen. Je nach Projekt solltest du deshalb bei der Budgetplanung auch solche Eventualitäten berücksichtigen.

Was du sonst noch schriftlich festhalten solltest

Oftmals werden in Verhandlungsgesprächen oder bei Besprechungen Vereinbarungen nur mündlich getroffen. Dabei kann es aber leicht zu Missverständnissen kommen. So kann eine unverbindlich ausgesprochene Idee von der anderen Seite als Aufforderung zu Änderungen aufgefasst werden. Um solche Probleme zu vermeiden, solltest du alle Beschlüsse schriftlich festhalten und nach einem Termin an die Beteiligten weiterleiten. Auf diese Weise kannst du sicher sein, dass Absprachen bei allen richtig angekommen sind.

In vielen Fällen wird ein Vertrag noch mit verschiedenen zusätzlichen Vereinbarungen ergänzt, die sich zum Teil an firmenpolitischen Kriterien orientieren:

  • Nutzungsrechte: Bei jeder gestalterischen Tätigkeit sollte festgelegt werden, wer die Nutzungsrechte an der Arbeit nach Beendigung des Vertragsverhältnisses besitzt.
  • Geheimhaltung: Bei Verträgen mit externen Mitarbeitern ist eine sogenannte Verschwiegenheitsklausel oftmals obligatorisch. Damit wird festgelegt, dass keine vertraulichen Informationen vom Freelancer an die Öffentlichkeit geraten dürfen. Oftmals sind auch verschiedene Vereinbarungen zum Datenschutz unter diesem Punkt aufgeführt.
  • Rückgabe von Arbeitsmaterialien: Werden Arbeitsmaterialien oder auch Datenträger von deinem Unternehmen zur Verfügung gestellt, kann nochmals festgehalten werden, dass diese nach Beendigung der Kooperation wieder zurückgegeben werden müssen.
  • Salvatorische Klausel: Dieser meist ebenfalls obligatorische Satz legt fest, dass im Falle einer unvorhersehbaren Unwirksamkeit von einzelnen Vertragsvereinbarungen die übrigen Abmachungen trotzdem gültig bleiben.

Fazit: Freelancer stecken voller Potential

Die Arbeit mit freien Design-Mitarbeitern kann eine tolle Möglichkeit sein, erstklassiges Design auf flexible Weise zu erhalten. Ein Freelancer kann ganz frische und kreative Ideen einbringen und dein Unternehmen mit seinen Designkünsten bereichern. Mit diesen Tipps bist du gut darauf vorbereitet, einen Freelancer in dein Team zu integrieren. Einer produktiven und kreativen Zusammenarbeit steht so nichts mehr im Wege.

Gastautorin: Jennifer Eis