Keine Frage, wenn du selbständig bist, solltest du zumindest ein Fünkchen von Finanzbuchhaltung, Rechnungserstellung & Co verstehen. Doch man muss nicht alles wissen, solange man gut genug vorbereitet ist.

Zervant kennt die Herausforderungen von Freelancern und weiß, worauf es beim Managen der Finanzen in der Selbständigkeit ankommt. Folglich teilen sie mit uns die 5 besten Gewohnheiten, mit denen dir die Administration deines Unternehmens um einiges leichter fallen wird. Denn wenn du dein Unternehmen in und auswendig kennst, musst du dir weniger Sorgen machen und kannst dich wieder auf das konzentrieren, weswegen du dich eigentlich selbständig gemacht hast: deine Arbeit!

1. Mache deine Buchhaltung selbst

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Design von wanbe

Wenn dein jährlicher Umsatz weniger als € 600.000 beträgt und du pro Jahr nicht mehr als € 60.000 Gewinn erzielst, bist du nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Die einfache Buchhaltung, die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), ist deshalb völlig ausreichend, wenn du deine Einnahmen beim Finanzamt deklarierst.

Wenn du dich selbst um deine Buchhaltung kümmerst, regelmäßig deine Einnahmen checkst und auf deine Ausgaben achtest, behältst du die Kontrolle über deine Finanzen und musst nicht bis zum Ende des Monats warten, bis dir dein Steuerberater dein Resultat zeigt.

Vorteil: Du siehst, welche Bereiche deines Business gut laufen und auch, wo Nachholbedarf herrscht, und kannst sofort reagieren. Proaktivität ist das Stichwort!

2. Sortiere Belege direkt

Egal, ob du deine Buchhaltung alleine erledigst oder mit deinem/deiner Steuerberater/in zusammenarbeitest: Es ist wichtig, alle deine Belege aufzubewahren und nach einem gewissen Schema zu sortieren. Die Aufbewahrung kann entweder traditionell in Aktenordnern oder durch Einscannen und Speichern auf dem Laptop erfolgen. Für Rechnungen und Belege, aber auch für Jahresabschlüsse und Inventare gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren in Deutschland und in der Schweiz; in Österreich sind es 7 Jahre.

Tipp: Sortiere Belege deiner Ausgaben nach Datum oder mache direkt ein Foto mit deinem Smartphone (manche Rechnungsprogramme bieten auch kostenlose Belegscanner an) und lade sie in deinen Ordner in die Cloud.

3. Schreibe Rechnungen direkt

Du gibst jeden Tag dein Bestes, ziehst einen Kunden nach dem anderen an Land und trotzdem herrscht auf deinem Konto gähnende Leere? Aufgepasst! Gute Arbeit zu leisten, ist eine Sache, aber du möchtest auch für deine Services bezahlt werden. Am besten du stellst deinem Kunden noch am Tag der Lieferung bzw. dann, wenn das Projekt abgeschlossen ist, eine Rechnung aus. Wenn du dir diese Gewohnheit aneignest, wirst du die Rechnungsstellung nie wieder vergessen. Auch wenn das Schreiben von Rechnungen für viele nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen gehört, sind es doch Ausgangsrechnungen, die einem das Bankkonto wieder auffüllen.

Eine ordnungsgemäße Rechnung hat folgende Merkmale:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmen
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • USt-ID
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag
  • Steuersatz (falls gegeben Hinweis auf Steuerbefreiung)
  • Tag/Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  • Optional: Zahlungsfrist

Mehr Informationen zur korrekten Rechnungsstellung findest du hier.

4. Beschaffe dir digitale Helfer

Egal ob mit Excel oder mit professionellen Rechnungsprogrammen, es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen zu erstellen oder deine Aufzeichnungen zu Einnahmen und Ausgaben zu machen. Der gelegentliche Check deines Kontostandes bringt dir nichts, wenn du deine Daten nicht analysierst. Professionelle Rechnungsprogramme helfen dir nicht nur bei der Erstellung von korrekten Rechnungen, sondern auch bei der Ermittlung deiner Umsatzverteilung, der Art deiner Ausgaben, zu bezahlender Steuerbeträge, offener Rechnungen und deines betrieblichen Gewinns.

Tipp: Wenn du viel unterwegs bist und von überall aus auf deine Unternehmensdaten zugreifen möchtest, sind online Rechnungsprogramme die idealen Begleiter für dich. Hier findest du eine Übersicht zu den gängigsten Rechnungslösungen in der Cloud.

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Design von wanbe

5. Gib deine Steuer rechtzeitig ab

Dein persönlicher Gewinn (=Einnahmen nach Abzug aller Betriebsausgaben) muss versteuert werden; es sei denn, du hast weniger als den Grundfreibetrag von 8.472,00 Euro in einem Geschäftsjahr erwirtschaftet.

Die Höhe der Einkommenssteuer hängt von deinem persönlichen Gewinn ab und beträgt mind. 14 %. Die Steuererklärung für das gesamte Jahr muss am 31. Mai des Folgejahres abgegeben und eventuelle Steuerschulden mit den Vorauszahlungen beglichen werden.

Falls dein Gewinn niedriger als erwartet ist, kannst du mit einer Nachzahlung seitens des Finanzamtes rechnen. Falls dein Gewinn höher als erwartet ist, musst du deine Steuerschuld beim Finanzamt begleichen.

Vorteil: An der Steuerabgabe kommst du so oder so nicht vorbei. Mache dir dein Leben leichter und bezahle die Steuer rechtzeitig, um Stress und Strafzahlungen zu vermeiden.

Sich neue Gewohnheiten anzueignen, ist nicht leicht und du wirst immer wieder auf den einen oder anderen Stolperstein in deiner Selbständigkeit stoßen. Doch mit der richtigen Einstellung und einer großen Portion Selbstbewusstsein kannst du der Welt zeigen, was du drauf hast, ohne dabei deine Finanzen aus den Augen zu verlieren. Mach dir dein Leben leichter und nutze alle Chancen und Tools, die dir dabei helfen, dich und dein Business voranzubringen.

Über den Author:

Tanja Lindner ist Online Marketer und Bloggerin für Zervant.de. Sie schreibt über die richtige Rechnungsstellung und gibt Tipps für einen glücklichen Unternehmeralltag.