Egal ob Firmenfeier oder Marketingevent, jede Veranstaltung soll bei euren Gästen oder Kunden in Erinnerung bleiben. Das richtige Event-Design ist der Schlüssel zu einem solchen Erfolg! Aber was genau ist Event-Design eigentlich und wie könnt ihr besser darin werden? Wir geben euch 5 Tipps, mit denen eure nächsten Veranstaltungen noch erfolgreicher werden können.

Event-Design ist mittlerweile in aller Munde. An dem Punkt, an dem sich die Event-Planung um die Organisation und den reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung kümmert, geht erfolgreiches Event-Design noch einen Schritt weiter. Wie bereits der Name „Event-Design“ impliziert, spielt hier Kreativität eine wichtige Rolle. Es geht besonders darum, eure Veranstaltung passend zu inszenieren, um ein erfolgreiches Gesamtpaket zu schaffen. Dies fängt von der Konzeption des Brandings über passendes Einladungs- und Werbemanagement bis hin zur Nachbereitung des Events.

1. Die richtige Eventlocation

Der erste Eindruck zählt! So auch bei Veranstaltungen, je nachdem wie ihr eurer Marketing im Vorfeld gestaltet, werden die Gäste eine gewisse Vorstellung davon haben, was sie bei eurem Event erwartet. Ziel sollte es sein, diese Erwartungen zu erfüllen oder sogar noch zu übertreffen!

Um den passenden Rahmen für eine Veranstaltung zu finden, gibt es verschiedenste Optionen, eine Location zu wählen. So könnt ihr z.B. auf klassische Anbieter wie Hotels oder Restaurants zurückgreifen. Hier stehen euch zumeist professionelle Teams zur Seite, die euch bei der Umsetzung unterstützen. Ausgefallene Veranstaltungsorte, wie zum Beispiel Off-Locations, erzeugen einen echten Wow-Effekt“! So sind eure Gäste bereits in der richtigen Stimmung für ein vielversprechendes Programm.

eventlocation

2. Augen auf bei der Partnerwahl

Oftmals ist es nötig, externe Dienstleister bei einem Event mit ins Boot zu holen. Sei es Lichttechnik, Catering oder Shuttle-Service. Hier gilt es, sich, insbesonders bei begrenzten Budgets, entsprechend zu informieren, um das beste Angebot zu bekommen.

Idealerweise greift man auf bereits bestehende Partner zurück, so weiß man, was man bekommt. Oftmals ist das aber nicht möglich und man muss sich einen neuen Partner mit passendem Equipment suchen. Zumeist sind die Leistungsspannen bei Dienstleistern unterschiedlich. Hier sollte man sich passende Partner von Kollegen, Partnern oder Eventexperten empfehlen lassen.

3. Das richtige Seating für bessere Kommunikation

Eine Sache, die bei Event-Design oft unterschätzt wird, ist das Seating. Mit der Planung der Sitzordnung tragt ihr entscheidend zum Ablauf eurer Veranstaltung bei. Hierzu muss im Vorfeld klar sein, wie sich das Publikum während der Veranstaltung verhalten soll.

Möchtet ihr gern die ungeteilte Aufmerksamkeit oder soll die Konversation unter den Gästen gefördert werden? Hier ein kurzer Abriss von möglichen Seatings für Euer Event:

Reihen- und Parlamentbestuhlungen richten die Aufmerksamkeit klar in eine Richtung, ideal für Vorträge und stationäre Präsentationen. Diese Art der Bestuhlung ist besonders für ein großes Publikum geeignet.

Die klassische U-Form eignet sich perfekt, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu zentrieren und gleichzeitig eine Interaktion zu ermöglichen. Dieses Seating ist perfekt für Workshops und kleinere Gruppen.

Eine Galabestuhlung teilt das Publikum in kleine Gruppen auf. Hierbei wird die Konversation der Parteien an einem Tisch gefördert. Bei dieser Bestuhlungsform ist es schwerer, die Aufmerksamkeit der Gäste zu zentrieren.

Zuletzt habt ihr natürlich die Möglichkeit, ohne Sitzgelegenheiten zu arbeiten. Hierbei wird vor allem die Interaktion der Gäste untereinander gefördert. Ideal um das Networking unter den Gästen zu fördern oder um Präsentationen an mehreren Ständen individuell zu gestalten.

bestuhlungsvarianten

4. Marketing, Marketing & Marketing

Nach wie vor ist Marketing für jedes Event das A und O. Dabei ist es egal, ob ihr eine öffentliche oder eine exklusive Veranstaltung plant. Eure Gäste möchten das Gefühl bekommen, dass sie zu einem ganz besonderen Event eingeladen sind. Hierbei können ausgefallene Einladungen, eine hohe Social Media Präsenz und starke Werbepräsenzen dafür sorgen, dass im Vorfeld der Veranstaltung, möglichst viele potentielle Gäste auf euch aufmerksam werden.

Guerillia Marketing ist nach wie vor eine Methode, um sich von der Masse abzuheben. Zudem hat diese Form des Marketings den Vorteil, dass sie oft auch für ein kleineres Markteing-Budget zu haben ist. Ein Beispiel hierfür ist unter anderem „Side Walk Chalk“, bei dem Werbebanner direkt auf den Bürgersteig gemalt werden. Auch Flyer mit ungewöhnlichen Give Aways zu verteilen, kann eine Option sein.

5. Gib deiner Veranstaltung ein Gesicht

Branding ist das Stichwort, was einer der wichtigsten Gesichtspunkte bei eurem Event ist. Grundsätzlich ist jede Präsentation, jede Produktvorstellung oder jede Tagung ähnlich aufgebaut. Die individuelle Note, die ihr mit eurem Branding hinzufügt, macht den kleinen aber feinen Unterschied!

Dies kann über die passende Darstellung eurer Marke in Form von Give Aways, Aufstellern oder auch Bannern geschehen. Bringt die potentiellen Kunden mit eurem Produkt in Kontakt, indem sie es selbst ausprobieren oder nutzen können. ihr habt eine App? Führt sie vor oder gebt den Gästen eine Möglichkeit, vor Ort eine Beta zu testen. ihr habt ein haptisches Produkt? Gebt es eurem Publikum in die Hand und zeigt es! Dies ist wichtig, denn reine Produktvorstellungen hören eure Zuhörer sicherlich jeden Tag. Macht deshalb aus jeder Präsentation ein Happening für alle Beteiligten.

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Fazit

Wie man sehen kann, ist Event-Design vielseitig! Wir haben euch einen kleinen Einblick in die Kunst des Event-Designs gegeben. Wenn ihr unsere Tipps befolgt, seid ihr auf einem sehr guten Weg zu einem erfolgreichen Event! Damit eure Veranstaltung ein Erfolg wird, solltet ihr jedoch auch zusätzlich auf Experten zurückgreifen!

Über den Autor:

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Christofer Kraut ist bei Event Inc für das Content Marketing zuständig. Durch sein Studium ist er bereits viel gereist und hat die verschiedensten Events und Locations kennengelernt. Er freut sich, diese Erfahrungen teilen zu können.